Handboek Huisvesting voor het UMCG

UMCG

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) zet zich in voor de gezondheid en het welzijn van mensen. In het UMCG wordt er gewerkt aan patiëntenzorg en vooraanstaand wetenschappelijk onderzoek waarbij de focus ligt op ‘gezond en actief ouder worden’. Patiënten komen in het UMCG voor reguliere ziekenhuiszorg, maar ook voor zeer specialistische diagnostiek, onderzoek of behandeling. KPMS is binnen het UMCG actief vanuit de BIM-expertise en projectleiding. Adviesburo Van der Plas is tevens actief binnen het UMCG met onder andere bouwbegeleiding en directievoering. Naast deze diensten hebben KPMS en Van der Plas onlangs gezamenlijk een Handboek Huisvesting voor het UMCG mogen opstellen.

Vraag en opdracht

In oktober 2019 hebben KPMS en Adviesburo Van der Plas de gezamenlijke opdracht aangenomen om een toekomstbestendig Handboek Huisvesting te creëren. De vraag kwam voort uit de vele omvangrijke bouwprojecten binnen het UMCG. Van nieuwbouw tot renovatie, bij projectontwerpen herhalen veelal dezelfde aspecten zich. Echter, door het ontbreken van een interne standaard worden iedere keer opnieuw dezelfde eisen vastgesteld. Hierdoor kunnen verschillen ontstaan binnen het ontwerp en dat kan nadelig werken. Niet alleen voor de beheerfase (verschillen in de omgevingen en ruimtes), maar ook met betrekking tot de ontwerpfase (veel onnodige tijd verloren).

Het UMCG had om die reden behoefte aan een aanpasbaar Handboek Huisvesting dat zij zelf, zonder tussenkomst van een andere partij, voortaan consistent konden toepassen binnen hun vastgoedmanagement. Daarom hebben KPMS en Van der Plas een document opgesteld waarin de verschillende veelvoorkomende ruimtes van het UMCG overzichtelijk geclusterd zijn. Een document dat duurzaam gebruikt kan worden voor toekomstige bouwprojecten.

Proces en resultaat

Het UMCG heeft 17500 ruimtes waaruit een ‘top 80’ is vastgesteld met de meest voorkomende ruimtes. Deze zijn weer gegroepeerd in negen verschillende omgevingen; denk bijvoorbeeld aan kantoren, medische ondersteuning, etc. KPMS en Van der Plas hebben hiervoor een database gemaakt, gekoppeld aan een aanpasbaar Word format. Om extra helder én uitgebreid aan de vraag te voldoen, is er ook samengewerkt met partijen als Hans Bos Software Advies en adviesbureau Sprog voor de visualisaties.

De samenwerking tussen alle betrokkenen heeft het handboek versterkt en verbeterd; het uiteindelijke product had niet afzonderlijk van elkaar tot stand kunnen komen. De samenwerking tussen Van der Plas en KPMS bracht de kennis en kunde vanuit verschillende hoeken samen – inzichten op het gebied van projectbegeleiding en software – en dit vulde elkaar mooi aan. Op die manier is er in juli 2020 een grafisch fraai en flexibel handboek c.q. softwaretool opgeleverd, compleet gevormd naar de wensen van het UMCG.

Jack Visser | Stafadviseur Beleid Vastgoed Management UMCG

“We misten binnen het UMCG een integrale standaard voor huisvesting, op basis waarvan we alles zoveel mogelijk kunnen clusteren. Vanuit deze vraagstelling kwamen Van der Plas en KPMS met een voorstel om dit project gezamenlijk op te pakken; dat bleek een goede combinatie te zijn. Van der Plas bracht inhoudelijke kennis in qua documentatie en praktische implementatie m.b.t. de Algemene Technische Bepalingen (ATB) waarbij KPMS op gebied van vorm, software en database een sterke bijdrage en uiteindelijke balans geleverd heeft. De partijen hebben samen een Handboek Huisvesting opgeleverd dat zich ‘slim’ kan blijven ontwikkelen. Het is echt een product op maat geworden, waardoor we bij projecten niet meer elke keer alles opnieuw hoeven op te stellen. Willen we in de toekomst met betrekking tot onze ruimtes wijzigingen doorvoeren of nieuwe (sub-)hoofdstukken toevoegen, dan is dat dankzij dit Handboek Huisvesting geen enkel probleem.”